Досвід співпраці з ShelterBox: гуманітарна допомога та гнучкість співпраці

Не можна реалізувати 21 фуру гуманітарної допомоги й не наробити помилок. В цій статті я розкажу особливості співпраці з міжнародними організаціями та що треба враховувати, щоб ваша допомога була більш ефективною. 

Мене звати Вікторія Заблоцька. Я менеджерка з залучення коштів Національної мережі розвитку локальної філантропії. Я працювала над реалізацією гуманітарної допомоги від ShelterBox в Україні і хочу розповісти, як це було. 

Як робота міжнародних донорів, відрізняється від ShelterBox? 

Дуже часто українські благодійні організації беруть суто імплементуючих (виконуючих) партнерів. Тобто, є міжнародна організація, яка займається проєктом. Вона бере українську організацію суто для дистрибуції гуманітарної допомоги. Їй байдуже на процеси в цій організації, що вони мало платять людям, що займаються дистрибуцією. Я б назвала це паразитуючим партнерством. 

Нам пощастило співпрацювати з британською організацією ShelterBox. В роботі з ними наша організація є рівним партнером. 

З ShelterBox ми познайомились восени минулого року. ShelterBox – це організація, що оперативно надає допомогу людям, що потрапили в небезпечне та скрутне становище.  Ми зустрічались з ними наживо, в нашому офісі. Вони дали нам таку величеньку стопку паперів. Там були роздруковані таблички з купою питань. Різних. Наприклад, “Як ви набираєте персонал?”, “Які у вас політики, процедури?”, “Які у вас політики безпеки?”, про правління, роль, місію та реалізовані проєкти…  Щоб почати співпрацю ми мали заповнити всі ці питання ще й, звичайно ж, англійською. На це б пішло дуже багато часу. В грудні ми запросили їх на конференцію з фондами громад нашої мережі. Після спілкування ShelterBox з безпосередніми реалізаторами проєкту, вони зменшили кількість питань до 10-15 штук. Однак коли ми почали говорити про наш наступний проєкт, виявилось, що потрібно таки проходити усі процеси відповідності, тому нам знову надіслали файл з низкою питань, хоча ми вже показали на практиці свої вміння та можливості. 

Впродовж усього проєкту британська  команда дуже багато йшла нам на зустріч та допомагала.  

Наприклад, ми в Україні і вся наша документація має вестись українською, а у них у Британії – англійською. Тож ShelterBox власним коштом переклали нам документацію українською. Також вони перекладали й з української на англійську відгуки від наших фондів громад та людей, що отримали допомогу. 

Чоловік отримав буржуйку від ShelterBox, Київщина

Також ми заклали досить великий бюджет на логістику, але нам вдалось на цьому заощадити. За ті гроші ми змогли збільшити виплати локальним менеджерам, бо вони працювали більше, ніж планувалось. І це також про гнучкість ShelterBox, бо вони дозволили нам зробити ці зміни в бюджеті. Переважно, в проєктах з донорами можна щось трохи посунути в бюджеті, але якщо в ШБ мені було достатньо написати один лист з обгрунтуванням, то у випадку з певними іншими організаціями – це набагато більше роботи. Для розуміння, це може бути один лист, другий лист, офіційний документ з поясненнями, почекати на підтвердження, надати додаткові пояснення, змінити початковий бюджет проєкту і так далі й тому подібне. 

 Партнерство та помилки 

Дуже багато залежить від людей. Команда ShelterBox, яка працювала з нами, реально в цьому зацікавлена. Вони планують скоро приїхати знову, аби навчити нашу команду та фонди громад нашої мережі мінній безпеці, першій домедичній допомозі, гуманітарному праву, роботі з кластерами ООН. Тобто, як організація, вони реагують на надзвичайні ситуації й рано чи пізно, вони підуть з України допомагати в інших місцях. Але разом з тим, вони хочуть максимально зробити вклад в те, щоб організації з якими вони працювали і країни, де вони були залучені, розвивалися. Мені здається, що це специфіка саме команди з якою ми працювали. Вони готові адвокатувати наші потреби та висвітлювати нову думку своєму керівництву та вищим структурам. Але важливо, щоб й голови й керівництво цих організацій були готові до цих змін. Наприклад, коли нам сказали проходити процеси відповідності для реалізації другого проєкту, ми сказали, що це не дуже нас влаштовує, оскільки доведеться витратити досить багато часу та ресурсів для прописання всіх відповідей. Натомість ми запропонували взяти інформацію про нас з UNPP (United Nations Partner Portal), оскільки ShelterBox входить кластерну систему ООН. Це їх задовільнило, у додаток лише запросили один з наших фінансових документів. Це також показує їхню гнучкість та адаптивність. 

Представниця ShelterBox Ханна (праворуч друга), разом з командою Філантропів та очільницею БФ “Фонд громади Березані” Аллою Новіковою (перша ліворуч), перевіряють якість спального мішка.

Коли ми проговорювали з ShelterBox фідбек по проєкту, то в нас був підготовлений слайд з помилками з нашої сторони і з помилками з їхньої сторони. Наприклад, вони визнали, що переоцінили нашу спроможність працювати з такою великою кількістю гуманітарної допомоги і їм треба було швидше запропонувати нам взяти ще одну людину в нашу команду. Далеко не кожен донор таке визнає. Якщо говорити про наші помилки, то вони також є, оскільки працювати з такими речами трохи важко, бо ти маєш дивитись на кілька місяців вперед. Ми почали говорити про цей проєкт в жовтні-листопаді. Поки пройшли всі ці бюрократичні процеси, зробили проєктну пропозицію, проєктний договір. Потім були юридичні підписи з нашої сторони та з їхньої сторони. Поки нам зайшли кошти, поки виробили товар в Туреччині та довезли його в Україну, фури постояли на митниці… Це все час. В результаті, фури з допомогою були в Україні вже в кінці січня. Наша допомога була розрахована на зиму. І навіть по фідбеку отримувачів допомоги видно, що малий відсоток людей використали пічки, бо це вже було не так актуально. Тому тут важливе саме швидке реагування. Важливо думати не тільки про зараз. Мало що можна зробити в моменті. Коли плануються схожі проєкти, треба думати на кілька місяців наперед. Що буде актуально, коли ця допомога приїде? 

Також ми схибили з кількістю листівок для збору відгуків. Листівок було недостатньо на ту кількість людей, що отримали допомогу. І не всі, хто отримав листівку, могли нею скористатись, бо наприклад, пенсіонери, в більшості, не мають смартфонів і тому не можуть відсканувати Qr код та заповнити форму відгуку. 

Ви можете подивитись як реалізовувалась ця допомога на відео  

Що робити далі? Чи може гуманітарна допомога підтримати економіку України?   

Ми ще не встигли закрити попередній проєкт, як вже займаємось плануванням наступного. В плані нового є 3 частини: робота з ВПО, робота з людьми, що повернулись в деокуповані регіони та робота з гуртожитками для проживання ВПО. Бюджет вийшов досить великим. Зараз ми обговорюємо можливі варіанти реалізації.  

Минулий проєкт ми робили дуже швидко і це вплинуло на реалізацію. Зараз ми знаємо свої помилки й будемо їх враховувати. Важко передбачити, що саме буде найбільш потрібно людям за 6-8 місяців, враховуючи країну-терориста поруч з нами. Це важко, але ми пробуємо.

Нещодавно обговорювали з ShelterBox по відеозв’язку, що ми можемо зробити, щоб дійсно швидко допомогти людям, як наприклад, в ситуації з підривом Каховської ГЕС. Розглядаємо можливість утримувати на складі набори швидкого реагування, щоб у разі потреби, одразу доставити з складу на місце події.      

Ще один важливий момент – гуманітарна допомога, що надавалась українцям, закуповувалась в інших країнах. Це могло бути дешевше порівняно з закупівлями в Україні, як наприклад, в Туреччині, але логістика теж тягнула гроші й плюс час. ShelterBox зараз готові до того, щоб ми частину продукції закуповували в Україні. Це зменшить час на логістику та зменшить документаційну роботу, бо не треба буде брокера, що буде працювати з митницею. І це підтримка локального українського виробництва, бо гуманітарна допомога, на жаль, дуже погано відіграється на українському підприємництві. Ми ж зацікавлені в розвитку України і підприємництва в тому числі. Тому ShelterBox готові до того, щоб ми закуповували частину гуманітарної допомоги в Україні, в українських виробників.